クラウド型で運用するメール誤送信防止

Active! gate SSの各機能・プラン詳細・利用メリット説明

メールは、企業や組織においてもっとも多く利用されるツールの１つですが、利用頻度が高いがゆえに、宛先アドレスの間違いや誤操作といった単純ミスから、重大な情報漏えいにつながってしまう事故が頻繁に発生しています。
Active! gate SS（アクティブゲートエスエス）は誤送信防止として「送信メールの一時保存」「送信拒否」「時間差配信」「上司承認」機能と、万が一誤送信してしまった場合でも情報漏えいを防止する「添付ファイルの暗号化」「添付ファイルのWebダウンロード」「Bcc強制変換」機能を有する、セキュリティサービスです。
このページでは、メール経由の情報漏えい防止に役立つActive! gate SSの各機能と利用のメリット、ニーズに応じて選べるプラン、サポート体制などを紹介します。

Active! gate SSの主要機能と利用のメリット
Active! gate SSのプラン紹介
Active! gate SSのサポート体制

Active! gate SSの主要機能と利用のメリット

送信メールの一時保留

Active! gate SSの「送信メールの一時保留」機能は、送信メールを一定期間隔離・保留できます。
隔離・保留したメールはユーザーが確認し、「配送」「破棄」を選択することができます。
「オリジナル運用プラン（共用タイプ/VPSタイプ）」では、管理者・ユーザーが「保留期間」を任意に設定することができます。

利用のメリット

送信ボタンを押した後で、アドレス間違え、添付ファイルのミス、Bccで送信すべきところをTo、Ccに設定してしまった等の問題に気が付くことがあります。
しかし、送信後に気が付いても手遅れです。単純なミスのせいで機密情報を記載したファイルや大量のメールアドレスを見られてしまい、重大な情報漏えい事故につながってしてしまうケースがあります。
Active! gate SSの「送信メールの一時保存」機能を活用すれば、送信後に気付いたうっかりミスも、保留中に「配送」「破棄」を選択できるので、業務上の大きな事故につながる誤送信を未然に防止することができます。

添付ファイルの暗号化

Active! gate SSの「添付ファイルの暗号化」機能は、メールに添付されたファイルを自動的にパスワード付きの暗号化ファイルに変換して送信します。
自動で変換されるので、送信者は通常のメール送信時と何ら変わらない方法でメールの送信をすることができます。

利用のメリット

「添付ファイルを間違えてしまい、本来送信するべきでない宛先に送信してしまった」というミスは頻繁に発生します。多くの場合、対策として、添付ファイルは圧縮してパスワードをかけた上で送付し、別途パスワードを送るという手法がとられていますが、その作業を手動で行う運用ルールの場合、組織全体で徹底できなかったり、暗号化し忘れて送信してしまったりする恐れがあります。
Active! gate SSの「添付ファイルの暗号化」機能は、自動で添付ファイルの暗号化を行うことで、社員に負担をかけずにセキュリティレベルの向上を実現することができます。

添付ファイルのWebダウンロード

Active! gate SSの「添付ファイルのWebダウンロード」機能は、管理者・ユーザーが設定した条件で、添付ファイルを分離し、メール本文のみを送信します。
分離された添付ファイルは、別途パスワードを使用しWebからダウンロードできるかたちで送信されます。
ファイルをメール添付ではなく、Webダウンロードにすることでメール容量の削減にもなります。

利用のメリット

「添付ファイルのWebダウンロード」機能を利用した場合、メールの宛先には直接ファイルは送られず、ダウンロードURLを通知するだけなので、万が一誤送信してしまった場合でもURLを無効化するだけでファイルの流出を阻止できます。一定の条件で自動的に添付ファイルが分離されるため、ユーザーに負担をかけずに添付ファイルミスの対策として導入することが可能です。
また、「添付ファイルの暗号化」と「添付ファイルのWebダウンロード」の2つの機能を活用することで、“従来通りパスワード付きZIPを添付して送付”しつつ、ファイルをフィルタリングして.zipが送信できないドメイン宛てには“ダウンロードURL方式で送付”するという二段構えの送信方法が可能となります。これにより、取引先やパートナー企業に確実にファイルを届けることができます。
副次的な効果ではありますが、添付ファイルを分離することで、メールの送信バイト数上限に引っ掛かってしまう「message size 000000 exceeds size limit 000000」や「Message exceeds maximum fixed size」といった類いのエラーも回避できます。

Bcc強制変換

Active! gate SSの「Bcc強制変換」機能は、「To」や「Cc」に外部宛の大量メールアドレスを指定した場合、管理者・ユーザーが設定した条件（件数）で、強制的に「Bcc」に変換して送信します。
「To」や「Cc」では他の受信者に見えてしまうメールアドレスを「Bcc」に変換して保護し、個人情報の漏えいを防ぎます。

利用のメリット

「Bcc」は、複数名に同時に同じ内容のメールを送る際に、特定の送信先のアドレスを他の送信先に見られないようにする設定です。メールマガジンなどで一度に大量の宛先にメールを送る場合、通常「Bcc」を利用して送信しますが、「急いでいてつい」「うっかり確認ミスで」といった人的要因で「Bcc」で送るべきメールを、「To」発信してしまうミスが数多く発生しています。
Active! gate SSの「Bcc強制変換」機能は、このようなうっかりミスによるメールアドレスの流出を防止します。

送信拒否

Active! gate SSの「送信拒否」機能は、管理者・ユーザーが設定した条件で、メールの送信自体を拒否できます。
時間帯、送信者、キーワードなどによる設定が可能で、設定条件に該当する内容のメールが送られることを防止します。
送信拒否が実行された場合、送信者には通知メールを送信することが可能です。

利用のメリット

情報漏えいの原因になり得るメールが、悪意をもったメール、うっかりミスによるメールのどちらであっても、送信拒否設定されたメールアドレスには決してメールが送られることはありません。
つまり一定の条件下においては、メールによる情報漏えいの可能性を減らします。

時間差配信

Active! gate SSの「時間差配信」機能は、設定した条件に従って、メールをドメイン毎に時間差で自動配信することができます。
初めに社内、次に準社内（グループ会社など）の順番でメール送信を行い、社外宛の送信は一定時間経過後にするという設定も可能です。
送信保留期間中は送信を取り消すことができます。

利用のメリット

社外宛の送信に時間差を設けることで、まず関係者のみがメールを確認することができるので、添付ファイル・アドレス・内容に誤りがあれば、社外の受信者がメールを確認する前に気が付く可能性が高くなります。誤送信に気付いた場合や、送信者が気付かなかったミスが発見された場合には、送信保留期間中であれば送信を取り消すことができます。
Active! gate SSの「時間差配信」機能を活用して、メール送信者本人だけでなく、二重三重のチェック体制を用意することで、メール誤送信のリスクを大幅に低減することができます。

上司承認

Active! gate SSの「上司承認」機能は、上司、または第三者（承認者）の許可を得たメールのみを送信するよう設定できます。
条件はセキュリティポリシーに合わせ柔軟な設定可能で、承認者が一時的な離席・長期出張などで対応できなくなった場合、代理の承認者を設定することもできます。
送信者（被承認者）が宛先へメールを送信するとActive! gate SSが自動で「承認依頼」の通知を承認者へ送ります。この際に送信者（被承認者）へは「承認待ち」通知が届けられます。
承認者は通知に記載されたURLから承認作業を行い、問題・不備がある場合には差戻し、問題なく承認されれば宛先にメールが送信されます。この際に承認者と被承認者には「承認済」通知が届きます。

利用のメリット

宛先、内容、添付ファイルを、上司もしくは第三者が確認・承認することで、送信者が気付かなかった問題の発見につながります。ヒューマンエラーを防止する目的で、「メール送信時には上司のメールアドレスを宛先に含める」という運用ルールを定めても、手動運用の場合、そのルール自体がなかなか徹底されないというケースがよくありますが、Active! gate SSを利用すれば、設定後は自動で動作し続ける為、「上司承認」をシステム的に徹底させることができます。
また、取引先との重要なメールを責任者が確認できるよう設定すれば、内容把握ができるため、状況・進捗の把握もできるというメリットもあります。

管理者画面とユーザー専用画面の提供機能

Active! gate SSの利用者には、日々利用するメールの利便性を損ねないように優れたインターフェースと使い勝手を兼ねそろえた「管理者画面」と「ユーザー専用画面」を提供します。
機能を直観的に理解することができる「ユーザー専用画面」によって、ユーザーから管理者への問い合わせが減り、管理者の負担を軽減させます。
設定条件は管理者画面やユーザー専用のWeb画面「パーソナルコントローラー」で設定・変更できます。ここからActive! gate SS全体の運用設定、ポリシー設定ができます。
ユーザーアカウントごとに保留メールの管理やポリシー設定ができます。
システム管理者画面・パーソナルコントローラー（ユーザー用のメール管理画面）は、Windows・Mac及び以下ブラウザから利用できます
- Microsoft Internet Explorer
- Mozilla Firefox
- Google Chrome
- Safari （MacOSのみ）

送信メールのアンチウイルス機能

Active! gate SSは、送信メールのウイルスを自動チェックする「Sophos Anti-Virus」が実装されております。
機能を直観的に理解することができる「ユーザー専用画面」によって、ユーザーから管理者への問い合わせが減り、管理者の負担を軽減させます。
Active! gate SSの一元管理によって専用サーバーが不要になり、大幅なコスト削減を実現します。

Active! gate SSのプラン紹介

Active! gate SSには、セキュリティポリシーに合わせて選択できる2つのプランが用意されています。
各プランの機能比較はこちらをご覧ください。

各プランの機能・料金比較表を見る

オリジナル運用プラン（共用タイプ）

オリジナル運用プラン（共用タイプ）は、クラウドメール（Microsoft 365、Google Workspace）と連携するActive! gate SSを共用サーバーで利用できるプランです。前述した7つの基本機能はすべて利用可能で、お客様のセキュリティポリシーに合わせたオリジナルな設定で運用することができます。

ご利用料金

初期費用：50,000円
月額費用：300円（1メールアドレスあたり、10メールアドレスから/追加10メールアドレスあたり3,000円）
支援パックは初期費用0円、月額費用200円（1メールアドレスあたり）

オリジナル運用プラン（共用タイプ）で利用できる機能は以下の通りです。

送信メールの一時保留

グループポリシーの条件設定・変更（管理者）
保留ポリシーの条件設定・変更（ユーザー）
保留期間の設定
保留期間経過後の処理設定
保留通知メールの配信
リマインダー
リマインダー間隔の設定
リマインダー回数の設定
添付ファイルのプレビュー

添付ファイルの暗号化

添付ファイルの自動暗号化
暗号化の条件設定
拡張子の変更

添付ファイルのWebダウンロード

Webダウンロード自動変換
Webダウンロード化の条件設定
ダウンロード可能な期間の設定
ダウンロード用URLの通知方法の設定
パスワード設定
パスワード通知（送信者（自分））
パスワード通知（受信者（宛先））
パスワードが別メールで配送されるという案内を元メールの先頭に追加する

Bcc強制変換

Bcc強制変換
Bcc変換の条件設定
Bcc変換メールのToアドレスの設定
Dateヘッダ変換

送信拒否

送信拒否
送信拒否の条件設定
バウンスメールの配信

時間差配信

時間差配信
時間差配信の条件設定
配送時間差の設定
準社内の設定

上司承認

上司承認
上司承認の条件設定
承認項目の設定
待ち時間の設定
リマインダーの設定
不在代理者の設定
代理者の設定

オリジナル運用プラン（VPSタイプ）

オリジナル運用プラン（VPSタイプ）は、クラウドメール（Microsoft 365、Google Workspace）と連携するActive! gate SSを、仮想化専用サーバー（VPS）で利用できるプランです。

オリジナル運用プラン（共用タイプ）と同様に7つの基本機能は全て利用可能で、お客様のセキュリティポリシーに合わせたオリジナルな設定で運用することができます。

共用タイプとの違いは、送信メールの一時保留機能における「グループポリシーの条件設定・変更（管理者）」、添付ファイルの暗号化機能における「暗号化形式の選択（ZIP、AES、7-Zipなど）/ ZIP暗号化の2回実行」が利用可能になる点で、より強固なセキュリティを実現します。
専用サーバーのようなスペックを安価な価格で利用できるため、共用サーバーに比べて自由度が高く、外部影響による障害発生・動作影響といった問題が発生しづらくなるメリットがあります。共用サーバーより負荷のかかる利用に適しており、管理者で自由に運用できます。
機能比較表はこちらをご覧ください。

各プランの機能・料金比較表を見る