メール誤送信対策とは?

メール誤送信対策の基礎知識

誤送信とは「人為的に誤ってメールを送ってしまう、もしくは誤った内容のメールを送ってしまうこと」で、
情報漏えいにより実際に被害が出て賠償問題に繋がってしまうような重大なミスと、認識不足や操作の間違いで起きてしまうマナー違反の2種類に分けられます。

情報漏えいなどの
事故につながる重大なミス

よくある失敗
ワースト3
  1. 「Bcc」のつもりが「To」「Cc」で一斉配信
  2. 宛先間違い
  3. 添付ファイル間違い

認識不足やうっかり
ミスによるマナー違反

よくある失敗
ワースト3
  1. 添付ファイル忘れ
  2. 書きかけのメールを配信
  3. 敬称の未入力

メール誤送信対策に必要なものは?

誤送信対策とは、インターネット経由であらゆる情報がやりとりされる現代においては、もはやすべての企業が必ず取り組むべき課題であり、事業を営む上での当然の社会的責任の一種だと言えます。
誤操作や認識不足に起因する人的ミスにより発生する誤送信は「運用による対策」だけでは完全に防ぐことができず、ミスを未然に防ぐための「システムによる対策」もとる必要があります。
その一方で、ビジネスの種類や状況によって、起こりうるミスの種類もとるべき対策も異なるため、すべての企業が一定のシステムを用いて一律の対策を取れば問題が解決されるというものではありません。
そのため、メール誤送信対策とは単に外部の誤送信防止サービスを導入すれば良いというものではなく、社内規定・運用マニュアル(セキュリティ・メールの運用ポリシー)をしっかりと策定し、「運用による対策」と「システムによる対策」を並行して行うことが大切だと言えます。

すぐれたメール誤送信対策とは?

メール誤送信対策は、前述したようにすべての企業が必ず取り組むべき課題ですが、企業によって定めるべきセキュリティ・運用ルールは異なります。つまり、外部サービスを導入する場合は、きめ細かな条件設定ができるかどうかが重要な判断材料になります。
「添付ファイルの暗号化」をするのか否か、「送信の一時保留」をするのか否か、「上司承認」が必要かどうかなど、必要な条件を定めたうえで、自社のセキュリティ・運用ルールにできる限り対応し得るサービスを選ぶことが、優れたメール誤送信対策を実現する条件だと言えます。
また、実用性に目を向けると、ユーザーや管理者の負荷を軽減する「優れたインターフェースと使い勝手」と「環境による制約が少なく導入・運用が容易であること」も欠かせない条件です。「システムによる対策」とはいえ、結局は個々のユーザーにとって使いやすく、機能を有効活用できるサービスこそが、ミスを未然に防止し、誤送信や情報漏えいをなくすための有効な手段だといえます。

自社のセキュリティ・運用ルールに
柔軟に対応できるサービスを探す

既存のサービスに合わせて自社の
セキュリティ・運用ルールを曲げる

メール誤送信対策に Active! gate SSが選ばれる理由

Active! gate SS(アクティブゲートエスエス)は柔軟な条件設定が可能な
7つの機能と環境を選ばない使い易さで多くのお客様に選ばれています。

1

きめ細かな条件設定で
柔軟な運用が可能

お客様の環境やビジネスの状況によって異なるセキュリティ・運用ルールに対応するため、きめ細かな条件設定が可能です。

2

優れたインターフェースと
使い勝手

毎日利用するメールの利便性を損ねないようユーザーに優れたインターフェースと使い勝手を提供します。また、管理者の負荷を軽減するために、優れた管理画面を提供します。

3

導入・運用が容易

クラウド型のメールサービス、メールサーバーを自社内で運用しているケースなど、メール環境を問わずに導入できセキュリティ強化が可能です。また短期間で導入が可能で、運用時の設定変更なども瞬時に反映できます。

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